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Manual y Politica Base de Datos

MANUAL PARA LA GESTIÓN Y POLÍTICA BASE DE DATOS AMBIENTE SOLUCIONES

INTRODUCCIÓN:

 

Capítulo I.

Aspectos Generales

1.1     DERECHO DE HABEAS DATA.

1.2     OBJETO.

1.3     AMBITO DE APLICACIÓN.

1.4     ALCANCE.

1.5     DEFINICIONES.

 

Capítulo II.

Principios Rectores

2.1     PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

2.2     PRINCIPIO DE FINALIDAD.

2.3     PRINCIPIO DE LIBERTAD.

2.4     PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD.

2.5     PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA.

2.6     PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA.

2.7     PRINCIPIO DE SEGURIDAD.

2.8     PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD.

2.9     PRINCIPIO DE NECESIDAD Y PROPORCIONALIDAD.

2.10   PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD O CADUCIDAD.

2.11   INTERPRETACION INTEGRAL DE LOS DERECHOS CONSTITUCIONALES.

 

Capítulo III.

Derechos de los Titulares e Identificación de las Bases de Datos

3.1     DERECHOS DE LOS TITULARES.

3.2     AUTORIZACION.

3.3     IDENTIFICACION DE LAS BASES DE DATOS.

3.4     FINALIDAD.

3.5     VIGENCIA.

3.6     CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACION.

 

Capítulo IV.

Obligaciones

4.1     DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE.

4.2     DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO.

4.3     NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.

4.4     PREVISIONES CONTRACTUALES.

 

Capítulo V.

Procedimientos Establecidos para Garantizar el Ejercicio de los Derechos de los Titulares

5.1     CONSULTAS.

5.2     RECLAMOS.

5.3     QUEJAS ANTES LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

5.4     PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

5.5     LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE.

5.6     FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

 

Capítulo VI.

Anexos

6.1     AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

6.2     AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EMPLEADOS DIRECTOS Y EN MISIÓN

6.3     AVISO DE PRIVACIDAD

6.4     POLITICA DE PRIVACIDAD DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

 

INTRODUCCIÓN.

AMBIENTE SOLUCIONES SAS nace en el año 2010, constituida el 21 de junio de 2011 en  la ciudad de Medellín Colombia, compañía dedicada a la fabricación, suministro e instalación de productos a base de energía solar e iluminación led somos un equipo de trabajo serio, dinámico e innovador inspirados en los recursos y elementos de la naturaleza hemos desarrollado un concepto investigación y desarrollo para la región. Se crea con la intención de dar soluciones integrales al mercado creciente de ambiente y tecnología. Integrando a la venta y comercialización de energía solar, iluminación led y proyectos, el mantenimiento y la calibración de los mismos. Desde sus inicios nos hemos comprometido con dar respuesta asertiva a las necesidades de nuestros clientes, con el suministro de productos y servicios de alta calidad, tecnología y oportunidad.

Es así como la compañía en sus primeros años logró desarrollar y ganar una gran parte del mercado local. Esto  ha permitido tener un reconocimiento en el sector, fortaleciendo el portafolio de productos mediante la obtención de distribuciones y representaciones de distintas compañías nacionales.  Actualmente la empresa atiende todo el mercado  Colombiano y tiene algunas de las más prestigiosas empresas como sus clientes.

AMBIENTE SOLUCIONES SAS provee soluciones integrales en el suministro de Equipos e Insumos para la generación de energía, ahorro y eficiencia energética y el cuidado del medio ambiente, brindando a sus clientes acompañamiento y asesoría técnica especializada. Garantizamos la instalación, capacitación y servicio técnico posventa, Integrando los servicios de mantenimiento preventivo, correctivo y calibración,   para satisfacer las necesidades de nuestros clientes y grupos de interés. AMBIENTE SOLUCIONES  SAS en el desarrollo de su objeto social ofrece sus productos y presta sus servicios a sus clientes, de conformidad con lo pactado.

En desarrollo de las relaciones contractuales establecidas AMBIENTE SOLUCIONES SAS recibe información personal, cuando el potencial cliente manifiesta su interés en acceder a los productos o servicios. La empresa es respetuosa de los datos personales de los Titulares, por ello buscará informar de manera suficiente  y oportuna a las personas sobre los derechos que tienen en su calidad de Titulares de la información.

La empresa pondrá a disposición de los Titulares de datos personales los canales y medios necesarios para que puedan ejercer sus derechos, los cuales se precisan en el capítulo V de este manual.

 

Capítulo I

Aspectos Generales.

 

1.1 Derecho de Habeas Data: El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos o excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.

Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991 hasta el año 2008, en el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data, que regula lo que se ha denominado como el “hábeas data financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular. Esta Ley Especial considera como Titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas.

Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 “General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que cualquier Titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo ha sido recolectada en cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas. Bajo esta Ley General es Titular la persona natural. Solamente, en situaciones especiales previstas por la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, podría llegar a serlo la persona jurídica.

El 27 de junio de 2013 fue expedido el Decreto 1377 de 2013 que reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 2012.

1.2 Objetivo: La Política y los procedimientos previstos en este Manual buscan desarrollar de manera suficiente el derecho constitucional al Hábeas Data que tienen todas las personas respecto de las cuales la empresa haya recogido, administre o conserve información de carácter personal.

Igualmente, los datos personales de contacto de usuarios cuando vayan a ser utilizados para fines del objeto social serán tratados siguiendo las previsiones de la nueva Ley.

1.3 Ambito de Aplicación: AMBIENTE SOLUCIONES SAS., como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, utilizará este Manual para fijar los principios y bases fundamentales sobre las cuales se llevará a cabo el Tratamiento de datos personales que realice en el desarrollo de su objeto social.

El presente Manual está destinado a aplicarse al Tratamiento de datos personales que no se encuentren excluidos de modo expreso por la Ley.

1.4 Alcance: Este manual aplica para la recolección, almacenamiento y administración de datos que se reciban de los clientes, proveedores o trabajadores y en general de toda persona natural titular de los datos personales objeto de tratamiento.

1.5 Definiciones: Con el fin que los destinatarios de esta política tengan claridad sobre los términos utilizados a lo largo de la misma, a continuación, se incluyen las definiciones que trae la Ley General, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley 1266 de 2008.

  • Autorización: Consentimiento, previo,  informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. A través de los canales virtuales, fisicos de la empresa AMBIENTE SOLUCIONES SAS
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.

 

  • Datos personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

  • Clasificación de los datos bajo la Ley 1266 de 2008: privados, semiprivados y públicos.

 

  • El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

 

  • El dato semiprivado es aquel que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la Ley Especial.

 

  • El dato público es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con la Ley Especial. La Ley Especial incluyó como ejemplo de este tipo de datos los relativos al estado civil de las personas, los que consten en documentos públicos y en sentencias ejecutoriadas. El Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, incluyó en adición a los anteriores los referidos a la profesión u oficio, a la calidad de servidor público o comerciante.

 

  • Clasificación de los datos bajo la Ley General: Sensibles y Públicos.

 

  • Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

  • El dato público en ambas leyes ha sido definido de manera residual, como aquel que no es semiprivado, privado o sensible. Por su parte, el decreto 1377 reglamentario de la ley 1581, adicionó a los ejemplos ya mencionados por la Ley Especial, los referidos a la profesión u oficio, a la calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Así mismo, señaló que estos datos por su naturaleza pueden estar contenidos en registros públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación.

 

Capítulo II

Principios Rectores.

 

Es un compromiso de AMBIENTE SOLUCIONES  SAS el entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la Ley General.

A continuación, se relacionan los principios contenidos en la Ley General:

 

2.1     Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

2.2     Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

2.3     Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

2.4     Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

2.5     Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

2.6     Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

2.7     Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2.8     Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

2.9     Necesidad y proporcionalidad. Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

2.10     Temporalidad o caducidad. El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

2.11     Interpretación integral de derechos constitucionales. La Ley 1581 de 2012 se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.

AMBIENTES SOLUCIONES SAS en desarrollo del principio de legalidad velará porque los datos sean adquiridos, tratados y manejados de manera lícita.

Así mismo, cuando actúe como Responsable del Tratamiento, es decir cuando estén frente a un Titular que va a adquirir la calidad de Cliente, Proveedor o Trabajador o ya la tiene, le informarán a éste de manera clara, suficiente y previa acerca de la o las finalidades de la información a ser suministrada. En el evento en que la finalidad cambie o se modifique de tal manera que el Titular de manera razonable no lo espere, le informarán a éste de manera previa, con el fin de obtener de nuevo su consentimiento.

En desarrollo del principio de razonabilidad y proporcionalidad, recaudarán los datos que sean estrictamente necesarios para llevar a cabo las finalidades perseguidas y los conservarán por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad con que se han registrado, observando en todo momento los términos especiales establecidos por la ley en aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Igualmente, respetarán la libertad que tiene el Titular para autorizar o no el uso de sus datos personales, y en consecuencia, los mecanismos que utilicen para obtener el consentimiento le permitirán al Titular manifestar de manera inequívoca que otorga tal autorización.

Informarán al Titular acerca del Tratamiento que le dará a sus datos, de tal manera que para éste sea claro que si su voluntad es contratar el servicio ofrecido debe aportar información veraz y actualizada.

 

Capítulo III

Tratamiento de los Datos Sensibles y Derechos de los Titulares e Identificación de las Bases de Datos.

 

3.1     Tratamiento de datos Sensibles y de Menores: De acuerdo con los términos de la Ley, existen diferentes categorías de datos personales. Por tanto, AMBIENTE SOLUCIONES SAS. Considera de gran importancia acoger, materializar y reconocer la existencia, alcance y contenido del concepto de dato sensible.

De conformidad con la Ley, los datos sensibles son aquellos cuyo uso indebido puede generar la discriminación o marginación de su Titular, tales como:

  • El origen racial o étnico del Titular.
  • La orientación política del Titular.
  • Las convicciones religiosas o filosóficas del Titular.
  • La pertenencia a sindicatos, ONG, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses políticos o grupos de oposición.
  • Información relativa a la salud del Titular.
  • La inclinación sexual del Titular.
  • Datos biométricos del Titular.

AMBIENTE SOLUCIONES SAS., se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

  • Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
  • Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
  • Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
  • El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, AMBIENTE SOLUCIONES SAS, tiene en cuenta que la Ley no impone una prohibición absoluta del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, pues ello daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población como el de la seguridad social en salud, interpretación ésta que no se encuentra conforme con la Constitución. De lo que se trata entonces, y lo que procurará AMBIENTE SOLUCIONES SAS en el Tratamiento de datos personales de menores, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población, incluido el hábeas data.

En conclusión, los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de AMBIENTE SOLUCIONES SAS, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular.

3.2     Autorización - Deber de Información - Derechos de los Titulares: Siempre que vaya a realizar Tratamiento de datos personales, AMBIENTES SOLUCIONES SAS, requerirá la autorización previa (o concurrente) e informada del Titular. La mencionada autorización debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, ya sea un medio físico o electrónico.

No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Al momento de solicitar la autorización del Titular, AMBIENTE SOLUCIONES SAS., le informará de manera clara y expresa:

  • El Tratamiento de los datos y su finalidad.
  • Si se trata de datos sensibles o de menores, el derecho a decidir si se suministra o no la información solicitada.
  • Los derechos que le asisten como Titular.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

AMBIENTE SOLUCIONES SAS, conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.

Al cumplir el deber de información, AMBIENTE SOLUCIONES SAS informará de modo expreso a los Titulares que sus derechos son:

  • Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
  • Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
  • Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos.
  • Derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los textos de las autorizaciones a ser puestas a disposición de los Titulares de los datos, serán claros, e indicarán tanto los requisitos establecidos por la Ley 1266 de 2008, cuando corresponda, como por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Por lo anterior, se procurará reseñar de manera separada lo pertinente a ambas regulaciones, de tal manera que no haya lugar a confusión por parte del Titular sobre los derechos que le asisten bajo cada una de ellas.

3.3     Identificación de las Bases de Datos: AMBIENTE SOLUCIONES SAS.  Ha identificado las siguientes bases de datos:

  • De Clientes Actuales, De Clientes sin relación comercial vigente., De Clientes potenciales
  • De Proveedores.
  • De Empleados.
  • De Exempleados

3.4     Finalidad: Las bases de datos de clientes tienen como finalidad utilizar los datos para la debida relación comercial, la prestación del servicio y el suministro de información relacionada con ambos. La base de datos de Proveedores persigue tener información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de Proveedores o quisieran tenerla. La base de datos de empleados, busca tener actualizada la información con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada.

La base de datos de AMBIENTE SOLUCIONES SAS reúne los datos de los clientes de todas las entidades pertenecientes a éste que han autorizado para que sean compartidos entre éstas, con el fin de conocer mejor sus necesidades y poder desarrollar productos y servicios que respondan a su calidad de cliente de Grupo, así como de conservar permanentemente actualizada la información de contacto de los Titulares.

3.5     Vigencia: Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad, de caducidad y temporalidad y con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de documentos.

3.6     Canales de Suministro de la Información: AMBIENTE SOLUCIONES SAS., establece como canales de comunicación con los Titulares:

  • Correo electrónico:   info@ambientesoluciones.com (Para atención de consultas y reclamos).
  • Dirección Física: Calle 50 No. 68-105 – Medellín (para atención de consultas y reclamos).
  • Teléfonos: 448 03 98- 304 203 42 49

 

Capítulo IV

Obligaciones.

 

4.1     Deberes en Calidad de Responsable y Encargado del Tratamiento y Seguridad en la Información: Los deberes del Responsable y/o Encargado del Tratamiento, al momento de solicitar la autorización al Titular, son los siguientes:

  • Informar al Titular en forma expresa y clara el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo; el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; los derechos que le asisten como Titular y la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
  • Conservar la prueba de la autorización del Titular y de la información que le suministró al momento de obtener dicha autorización, así como la información bajo condiciones de seguridad para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento o no autorizado.
  • Actualizar la información e informar de ello al Encargado del Tratamiento.Rectificar la información y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento la información autorizada.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto de las normas sobre datos personales para garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos del Titular sobre el tratamiento de datos personales.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de las normas de datos personales.
  • Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización.
  • Designar el área encargada de asumir la función de protección de datos personales.

4.2     Seguridad de la Información: AMBIENTE SOLUCIONES SAS., adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:

  • Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.
  • Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.
  • Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.
  • Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.
  • Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.
  • Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado.

4.3     Área Encargada de la Protección de Datos Personales: AMBIENTE SOLUCIONES SAS, designa al área Técnica  para que en adelante asuma, en adición a sus otras funciones, la de garantizar la protección de datos personales a los Titulares y darle trámite oportuno a sus solicitudes. Por tanto, el área de Técnica será la responsable al interior de AMBIENTE SOLUCIONES SAS de adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen o modifiquen.

 

Capítulo V

Procedimientos Establecidos para Garantizar el Ejercicio de los Derechos de los Titulares.

 

5.1     Consultas: En desarrollo del artículo 14 de la Ley denominado “Consultas”; Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de éste repose en las bases de datos administradas por AMBIENTE SOLUCIONES SAS

5.1.2     Los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

  • Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar firma y/o copia de la cedula y rut.
  • Solicitudes presentadas a través de la página web en la sección de contactos: deberán absolver un cuestionario de validación de identidad.
  • Solicitudes presentadas de manera telefónica: Autorizar al o a los funcionarios a tomar los datos de formulario con su requerimiento expreso,
  • Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura donde se de apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.
  • Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.

Una vez que AMBIENTE SOLUCIONES SAS reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales atrás señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si encontrare alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.

Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.

En el evento en qué AMBIENTE SOLUCIONES SAS considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

5.1     Reclamos: El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por AMBIENTE SOLUCIONES SAS debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de ésta o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante AMBIENTE SOLUCIONES o el Encargado, en los siguientes términos:

5.2.1     El reclamo se formulará ante AMBIENTE SSOLUCIONES SAS o el Encargado del Tratamiento, acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.

5.2.2     Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

5.2.3     Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

5.2.4     En el caso en que AMBIENTE SOLUCIONES SAS. o el Encargado a quien se dirija no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.AMBIENTE SOLUCIONES SAS utilizará un correo electrónico único para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente.

Si AMBIENTE SOLUCIONES SAS. No conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.2.5     Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (5) días hábiles.

5.2.6     El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2     Quejas Ante la Superintendencia de Industria y Comercio: El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la SIC a formular una queja.

5.3     Persona o Dependencia Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas o Reclamos: El DEPARTAMENTO TÉCNICO será el responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones. Este DEPARTAMENTO tendrá una comunicación directa con los responsables de las Áreas identificadas a lo largo del presente instructivo: Compras, Contabilidad, Recursos humanos, Comercial, con el fin de garantizar que todos los aspectos señalados queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la Ley se cumplan.

5.4     Legislación Nacional Vigente: Es importante reiterar que las actividades que desarrollan AMBIENTE SOLUCIONES  SAS son reguladas, su ejercicio está sujeto a la supervisión del Ministerio de Comercio, y la Superintendencia de Industria y Comercio. Así mismo, en materia de administración de datos personales se aplicará la ley General 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en lo que corresponda la ley 1266 de 2008 referida a los datos de carácter financiero y crediticios y consulta y reporte a centrales de riesgo. Y los demás que la reglamenten.

5.5     Fecha de Entrada en Vigencia de la Política de Tratamiento: Esta Política de Tratamiento de la información empezó a ser desarrollada en el mes de septiembre de 2016 y fue publicada el día 14. Las áreas de AMBIENTE SOLUCIONES SAS especialmente impactadas fueron informadas de estas disposiciones de manera previa a su publicación, y AMBIENTE SOLUCIONES SAS realizó un trabajo colectivo orientado a difundir los aspectos relevantes de esta nueva normativa. Este trabajo de cultura, educación e información se seguirá adelantando a lo largo de la vigencia de la nueva Ley.

 

Capítulo VI

Anexos.

 

  • Anexo 1.  AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
  • Anexo 2.  AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS.
  • Anexo 3.  AUTORIZACION GRUPO FAMILIAR Y MENORES DE EDAD.
  • Anexo 4.  AVISO DE PRIVACIDAD.
  • Anexo 5. POLITICA DE PRIVACIDAD DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES.


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